Als Gründer:in oder Unternehmer:in geht es dir bestimmt nicht anders als uns: 

Der Tag könnte hin und wieder ruhig ein paar mehr Stunden haben. Insbesondere in Zeiten, in denen man ein neues Angebot auf den Markt bringt oder mal wieder die Inhalte für die nächsten Wochen – wahlweise für den Blog, Podcast, Social Media oder alles zusammen – vorplant. Hin und wieder könnte wahrscheinlich jede:r von uns die ein oder andere Extra-Stunde gut gebrauchen. 

Und weil wir das zum einen so gut kennen und zum anderen immer wieder gefragt werden, welche Tools wir so nutzen, denken wir, es ist an der Zeit dir die drei Tools vorzustellen, die uns in unserem Business-Alltag wohl die meiste Zeit sparen. Und wer weiß, vielleicht ist ja noch ein neues Tool für dich dabei, das das Potenzial hat dir die eine oder andere Stunde zu schenken?

Lass uns also loslegen: Welche Tools sind aus unserem Business-Alltag nicht mehr wegzudenken

Tool #1 – Google Drive 

Die absolute Basis für alles und wahrscheinlich generell unser allererstes Tool ist der Cloudservice Google Drive. Dort liegen all unsere Dateien dank Katja – die öfter mal das Datenwirrwarr aufräumt, das ich hinterlasse – in einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur und wir können nicht nur beide ohne Probleme auf alles zugreifen. Wir können auch bestimmte Dokumente und Dateien mit unserem Team und Dienstleister:innen teilen und alle gemeinsam in Dokumenten arbeiten. 

Insbesondere dieses gemeinsame Arbeiten und Kommentieren finde ich extrem wertvoll. Statt nämlich Emails oder Nachrichten hin und her zu schicken, gibt’s einfach einen kurzen Kommentar direkt in den Dokumenten, den jeder sieht und den man dann einfach und schnell auch mal direkt am Handy beantworten kann. Super easy, zeitsparend und man stellt sicher, dass jede:r in der aktuellsten Version arbeitet.

Für uns ist Google Drive also gar nicht mehr wegzudenken. Hier liegt so ziemlich alles, was wichtig für unsere Arbeit ist. Und na klar ist Google vor allem bei den Themen Transparenz und Datenschutz (insbesondere bei den kostenlosen Drive-Lösungen) immer so eine Sache und jede:r muss hier für sich selbst entscheiden, ob das eine Option für das eigene Business sein kann. Wir können nur sagen, dass es unser Leben so viel einfacher macht, dass wir nicht mehr darauf verzichten wollen.

Übrigens: Dadurch, dass man in Google Drive auch Alternativen für die Microsoft-Tools Word, Powerpoint und Excel nutzen kann, macht es insbesondere die Arbeit in Teams einfacher, in denen einige mit Apple-Geräten und einige mit Windows-PCs arbeiten.

Tool #2 – Slack

Tja wie soll man slack beschreiben. Irgendwie ist es wie skype, aber dann eben doch auch ganz anders. Slack ist einfach unser #1-Kommunikationstool und wir nutzen es eigentlich permanent. Nicht nur, um untereinander zu kommunizieren, sondern auch mit unserer virtuellen Assistentin und unseren 1-zu-1-Coaching-Kund:innen. Slack kann im Browser oder als tatsächliches Downloadtool auf allen Endgeräten (auch unseren Smartphones) installiert und genutzt werden. Man kann damit chatten, telefonieren – wahlweise mit oder ohne Kameras und Screensharing – Dateien hin und her schicken, verschiedene Kommunikationschannel mit jeweils unterschiedlichen Mitgliedern für verschiedene Themen anlegen und einiges mehr.

Und was ich besonders wertvoll und zeitsparend finde: Man kann Slack mit so ziemlich all unseren anderen Tools verknüpfen. Das bedeutet zum Beispiel, dass ich durch meine Google Drive Integration automatisch eine Slack-Nachricht bekomme, wenn jemand eines meiner Dokumente kommentiert oder jemand Zugriff auf einen Ordner anfordert und kann das auch direkt aus Slack heraus beantworten bzw. bearbeiten. Oder ich kann meinen Slack-Status mit meinem Outlook-Kalender verknüpfen, sodass jede:r gleich sieht, wenn ich gerade in einem Meeting stecke und vlt. nicht sofort antworten kann. Auch andere Produktivitätstools wie asana oder trello können auf diese Weise verknüpft werden und selbst eine automatische Benachrichtigung, wenn die Website gerade nicht funktioniert ist möglich und noch vieles mehr.

Tool #3 – Canva

Mit Canva designen wir fast alles, was du von uns zu Gesicht bekommst. Unsere Instagram-Bilder, unsere Facebook-Posts, unsere Newsletter-Bilder, unsere Präsentationsvorlagen und, und, und. Wir nutzen zwar auch Adobe Photoshop und InDesign für komplexere Dinge, wie die Gestaltung unserer Workbooks, aber Canva nutzen wir fast täglich für alles, was sonst so anfällt in Sachen Gestaltung. Und tatsächlich ist es auch ein super mächtiges Tool, mit dem schon sehr, sehr viel möglich ist. Und zwar eben auch, wenn man nicht so mega talentiert ist, wenn es um das Thema Design geht. Und wenn man Dinge eben “schnell mal” designen muss und trotzdem möchte, dass sie toll aussehen. Mit Canva schafft es bestimmt jede:r in kürzester Zeit Social-Posts o.ä. zu gestalten, die absolut professionell und großartig aussehen. 

In der bezahlten Version hast du auch Zugriff auf etliche Stockbilder und Designelemente, die du eben auch für kommerzielle Zwecke – zum Beispiel dein eigenes Marketing – nutzen kannst. Informiere dich hier aber in jedem Fall noch einmal vorab, was du genau tun darfst und was nicht, um auf der sicheren Seite zu sein. Hin und wieder ändert sich hier nämlich auch mal etwas. Wir nutzen die Funktion tatsächlich immer noch ab und zu, obwohl wir schon gute eigene Bilder haben und gerade, wenn du noch am Anfang stehst und nur wenig eigene Bilder hast, kann sie sehr wertvoll sein. Eine andere Premiumfunktion, die wir heute nicht mehr missen wollen, ist zum Beispiel der Hintergrundentferner mit dem du Bilder im Handumdrehen freistellen kannst, ohne mit Photoshop rumfummeln zu müssen.

Und das waren unsere Big-3, die wir eigentlich ständig nutzen. Kanntest du sie schon und hast auch du sie im Einsatz? Oder hast du ein anderes Tool, das dir unglaublich viel Zeit spart? Teile es super gern unter unserem heutigen Instagram– oder Facebook-Post mit uns. Wir sind mega gespannt! 

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