Produktivitätshacks – Mehr schaffen ohne mehr zu arbeiten!

25. Januar 2021
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Einfach mehr schaffen! Und zwar am besten ohne mehr Zeit oder sogar weniger Zeit zu investieren? Geht! Mit unseren fünf Produktivitätshacks kannst du dir wieder mehr Freiheit und Flexibilität zurückholen. Schließlich will ja niemand selbst-und-ständig an seinem Business arbeiten sondern stattdessen souverän und erfolgreich, oder?

Also lass uns loslegen:

Produktivitätshack #1: Erstelle dir eine wirklich hilfreiche ToDo-Liste!

Denn ToDo-Listen sind tatsächlich nicht immer hilfreich. Zwar kannst du dort Aufgaben sammeln, die noch erledigt werden müssen und sie damit aus deinem Kopf kriegen, was ja an sich super ist, aber wenn du nicht aufpasst, ufert deine ToDo-Liste schneller aus, als du gucken kannst und dann erreichst du genau das Gegenteil. Nämlich pure Überforderung wenn du die Liste auch nur anschaust. Weil sie einfach Tag für Tag größer wird und du gefühlt gegen Windmühlen arbeitest.

So ging es mir früher. Meine ToDo-Listen nahmen einfach kein Ende bis zu dem Punkt, an dem ich lieber nur noch Netflix gucken wollte statt über irgendwelche ToDo’s nachzudenken. Kennst du das?
Ich habe mir damals das Buch “Die Bullet Journal Methode” von Ryder Carrol geholt und mein komplettes Journaling nochmal überdacht und umgestaltet. Und damit du nicht das komplette Buch lesen musst, kommen hier zusammengefasst meine ultimativen Tipps für eine aufgeräumte ToDo-Liste, mit der es auch langfristig Spaß macht zu arbeiten:

ToDo-Listen Tipp #1: Mache deine Listen handschriftlich!

What? In einer digitalen Welt so richtig mit Stift und Papier? Klingt komisch, hilft aber enorm. Wenn du dir die Arbeit machst deine Aufgaben tatsächlich per Hand aufzuschreiben, hat das mehrere Vorteile: Zum einen verarbeitet dein Gehirn die Dinge ganz anders und fängt beim Schreiben schon an eine Lösung oder Herangehensweise zu suchen und – weil wir ja bekanntlich eher faul sind – schreibst du auch wirklich nur das Nötigste auf. Das hilft gegen das viel zu schnelle Ausufern der Liste.

ToDo-Listen Tipp #2: Notiere deine ToDo’s auf unterschiedlichen Ebenen

Ich habe in meinem Journal immer Platz für meine Monats-ToDo’s und für meine täglichen Notizen und Aufgaben. So kann ich tagsüber einfach alles aufschreiben, was mir in den Sinn kommt und was ich für wichtig halte. Allerdings übernehme ich neue Aufgaben nur dann am Abend in meine Monatsliste, wenn ich auch mit etwas zeitlichem Abstand immer noch der Meinung bin, dass diese Aufgaben wirklich auf meine ToDo-Liste gehören.

ToDo-Listen Tipp #3: Muss die Aufgabe wirklich erledigt werden?

Bevor ich Aufgaben regelmäßig (z.B. abends oder am Ende der Woche) aus meinen Tagesnotizen in die Monatsliste übernehme, frage ich mich immer nochmal, ob ich diese Aufgaben tatsächlich machen muss. Das heißt ich stelle mir zwei konkrete Fragen:

  1. Unterstützt die Aufgabe meine aktuellen Ziele? Wenn nein ist sie vielleicht unwichtig und wird direkt gestrichen oder kommt in ein separates Backlog, über das ich mir erstmal keine Gedanken machen muss.
  2. Muss ich die Aufgabe selbst erledigen oder kann ich sie in irgendeiner Weise an Mitarbeiter, Assistenten oder jemand anderen delegieren? Das hilft sehr die eigenen Aufgaben übersichtlich zu halten und sorgt dafür, dass du deutlich mehr erledigt bekommst.

Produktivitätshack #2: Teile deine Tage oder Tagesabschnitte thematisch ein!

Jeden Tag immer zu unterschiedlichen Zeiten Kundentermine zu haben kostet Zeit, Kraft und Energie. Versuche stattdessen Kundentermine oder Vertriebsgespräche immer auf den Vormittag oder Nachmittag zu legen – je nachdem, was dir für Kommunikation besser liegt.

Ich zum Beispiel habe super selten vormittags Termine, weil ich morgens zum einen gern ausschlafe und zum anderen zu dieser Zeit einfach super gut strategisch und kreativ arbeiten kann. Und um mir diesen Raum zu geben, starten meine Kundentermine entsprechend später. Außerdem ist mein Mittwoch und Freitag in der Regel frei von regelmäßigen Meetings und Kundenterminen, da ich diese Tage nutze, um aktiv an unserem Business und dem Marketing zu arbeiten.

Übrigens: Das Buch “The Power of When” von Dr. Michael Breus hat mir sehr geholfen mehr über meinen Biorhythmus und die optimale Tagesstruktur für meine Persönlichkeit herauszufinden.

Produktivitätshack #3: Erledige ähnliche Aufgaben hintereinander weg!

Das sogenannte Batching von Aufgaben – also das Erledigen von ähnlichen Aufgaben hintereinander weg, die sich bündeln lassen – finde ich auch enorm hilfreich, um produktiver zu sein und Dinge schneller abzuarbeiten.

Denn so musst du dich nicht jedes Mal erneut in ein Thema hineindenken und dich darauf einlassen, was ja in der Regel einfach einen Moment dauert. So muss zum Beispiel für eine Podcast-Aufnahme das komplette Setting aufgebaut und die Stimme aufgewärmt werden. Macht man das jeden Tag auf’s Neue für Einzelepisoden, kostet das mindesten 30 Minuten, die man sich sparen kann, wenn man direkt drei oder vier Folgen hintereinander aufnimmt.

Folgende Dinge versuchen wir regelmäßig zu bündeln:

  • Podcast aufnehmen
  • Podcast schneiden
  • Themenplanung Social Media
  • Texterstellung für Social Media
  • Bilderstellung für Social Media
  • Anlegen & Vorplanen der Social Media Beiträge
  • Schreiben der Blogbeiträge
  • Schreiben der wöchentlichen Newsletter

Klappt natürlich nicht immer, weil wir ja auch zu zweit an Boost my Business arbeiten und es hin und wieder auch nicht selbst verschuldete Verzögerungen gibt, die geplante Prozesse durcheinander bringen können. Aber im Großen und Ganzen versuchen wir zu batchen wo es geht und merken auch eine deutliche Produktivitätssteigerung, wenn wir es schaffen.

Produktivitätshack #4: Automatisiere Prozesse oder lagere sie aus!

Gibt es Prozesse, die immer gleich sind und die dich immer wieder Zeit kosten, in der du eigentlich lieber etwas anderes machen würdest? Dann ist es an der Zeit zu überlegen, ob du genau diese Prozesse auslagern oder automatisieren kannst.

Voraussetzung hierfür: Du bist dir bewusst darüber, dass es ein wiederkehrender und zeitfressender Prozess ist und du kannst die einzelnen Schritte genau beschreiben und auch dokumentieren. Ist das der Fall, kannst du eigentlich direkt starten eine Lösung zu finden.

Typische Prozesse, die sich gut für die Automatisierung eignen sind zum Beispiel:

  • Automatisierte Email-Kurse, die zum Beispiel täglich eine weitere Email verschicken
  • Facebook Lead-Ads, die automatisch eine Dankes- oder Willkommensemail verschicken
  • Webanalyse, um die Performance der Marketingkanäle beobachten und optimieren zu können.

Typische Prozesse, die sich für das Auslagern eignen sind zum Beispiel:

  • Anlegen & Vorplanen der Social Media Beiträge
  • Anlegen & Veröffentlichen von Blogbeiträgen
  • Anlegen und Versand von Email-Newslettern
  • Kunden-Onboarding-Prozesse
  • Podcast schneiden

Produktivitätshack #5: Investieren in schnelle Technik & Tools!

Sitzt du immer noch an einem viel zu alten Laptop und wartest eine halbe Ewigkeit, bis dein Schnittprogramm lädt? Oder ist dein Handy beim Erstellen deiner Insta-Story wieder mal abgestürzt?

Dann wird es Zeit in neue und schnellere Technik zu investieren. Es wird sich lohnen. Denn deine kostbare Zeit als Unternehmer*in ist allemal mehr wert als ein neuer Laptop oder ein neues Smartphone! Außerdem sparst du unglaublich viel Energie, wenn du von deinem Equipment nicht mehr genervt bist und das bringt auch gleich viel mehr Leichtigkeit in deinen Tag.

Darüber hinaus solltest du wissen welche Tools dir die Arbeit erleichtern und dich damit schneller und produktiver machen. Uns hilft es zum Beispiel ungemein die Kundenkommunikation nicht wie meist üblich über Email oder Telefon zu gestalten, sondern über das Chat-Tool Slack in dem jeder Kunde seinen eigenen Channel bekommt. So können aufkommende Fragen schnell, unkompliziert und formlos beantwortet werden, ohne dass sie das Postfach verstopfen in dem sich meist nur Anfragen von Interessenten und potenziellen Kunden befinden.

Außerdem schwören wir auf das Facebook-Creator-Studio, um unsere Facebook und Instagram-Posts vorzuplanen. So können wir Wochen im Voraus unsere Beiträge einstellen und sie werden automatisch gepostet.

Aber achte auch unbedingt darauf, dass du keine für dich unnötigen Tools künstlich am Leben hältst, nur weil du mal gehört hast, dass andere gut damit arbeiten können. Schau wirklich welche Tools dich weiterbringen und dir deine Arbeit erleichtern. Gibt es Tools, die dich eigentlich nur Energie kosten und kaum Nutzen bringen? Dann weg damit. Egal wie toll sie andere finden. Hier ist weniger manchmal mehr.

Wenn euch interessiert welche Tools uns wirklich weiterbringen und unseren Businessalltag erleichtern, lasst uns einen Kommentar unter dem heutigen Social Media Post auf Facebook oder Instagram da und wir behandeln das Thema demnächst mal im Blog und Podcast.

Und das waren sie, unsere Produktivitätshacks. Hast du noch weitere Dinge, die dir das Businessleben erleichtern?
Lass es uns super gern unter dem heutigen Social Media Post auf Facebook oder Instagram wissen.

Neben allen Hacks: Schau immer wie du dich fühlst

Auch wenn viele von uns das Motto “höher, schneller, weiter” tief in sich verfestigt haben, ist es nicht immer erstrebenswert jeden Tag die gleiche Leistung und Produktivität von uns zu erwarten. Wir haben nun mal hin und wieder schlechte Tage an denen halt nur Netflix geht und das ist auch voll ok. Diese Tage muss es auch mal geben und sie helfen dir neue Energie zu tanken. Also wenn du mal schlecht geschlafen hast, du aufgrund deines Zyklus einfach nicht aus dem Bett möchtest oder du mit einer Aufgabe partout gerade nicht weiterkommst: Mach dir nichts draus. Nimm dir ganz bewusst und vor allem ohne schlechtes Gewissen eine Auszeit, mach nur das nötigste und starte an einem anderen Tag wieder voll durch. Wir sind schließlich keine Maschinen und nur wenn es dir gut geht, kannst du auch dein Bestes nach Außen tragen und dein Business erfolgreich machen.

In diesem Sinne: Achte auf dich und bringe dein Licht in die Welt!

 

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Jennifer Ochainski

Seit über 10 Jahren bin ich nun im Online-Marketing tätig. Mit wechselnden Schwerpunkten in SEO, SEA, Affiliate, Display, Social Media, E-Mail, Amazon etc. was mir breites Expertenwissen eingebracht hat, welches ich liebend gern mit euch in unserem Blog und wöchentlichen Newsletter teile. ♥