Meine Business-Routinen für entspanntes Arbeiten

Heute highjacke ich hier mal den Blog, in dem du ja meist von Jennifer liest und teile ein Thema mit dir, dass mich in den letzten Monaten unglaublich viel beschäftigt hat. Es geht um Business- und private Routinen, die mir den Stress genommen haben. Ganz viel Spaß dabei. 🙂 

Ich und Routinen – Das war mal undenkbar

Zettelwirtschaft war mein Leben. In den letzten zehn Jahren als Angestellte in Agenturen und Inhouse hat das auch hin und wieder ganz gut für mich funktioniert. 

Heute im Nachhinein frage ich mich schon häufiger mal: Wie konnte das eigentlich so lange funktionieren? Entweder waren die Projekte nicht so groß oder ich mich einfach gut durch geschlängelt und es passte halt immer irgendwie. Fakt ist: Ich war super oft gestresst von dem vermeintlich hohen Workload. Und dieses Gefühl, den wachsenden To-do-Listen einfach nie so richtig die Stirn bieten zu können und das latente Gefühl nicht genug zu machen, wollte ich definitiv nicht in meine Selbstständigkeit mitnehmen.

Aber ist das denn überhaupt machbar? Schließlich galt es ja, gemeinsam mit Jennifer, ein Unternehmen von Null an aufzubauen. Ich hatte nicht die geringste Ahnung. Ich wusste nur, mit meiner Zettelwirtschaft werde ich ziemlich schnell kein Land mehr sehen. Eine Lösung musste gefunden werden.

Die Sache mit dem Zeitmanagement

Eigentlich habe ich es schon immer gewusst und insgeheim immer gesagt, dass ich irgendwann man ein Zeitmanagement-Kurs brauche. Aber so richtig konnte ich mich nie durchringen. Ich kam ja schon irgendwie klar und hatte alles einigermaßen im Griff. Und ich bin an und für sich eine sehr geduldige Person und brauche manchmal einfach etwas länger, um einzusehen, dass hin und wieder radikale Veränderungen der einzige Weg zu Wachstum sind. Und dann kam er. Der Punkt, an dem ich wusste: Jetzt darf sich etwas ändern! 

Im Frühjahr und Sommer 2021 hatten wir ziemlich viele Projekte, Workshops und Kund:innen. Jennifer war hochschwanger und es war klar, dass ich in den kommenden Wochen einiges abfange. Obwohl sie bis kurz vor der Entbindung eine großartige Unterstützung war und wir noch einige Projekte gemeinsam beendet haben. 

Zugegeben, ich hatte natürlich schon vorher immer mal wieder Phasen, in denen ich mich selbst in ein Hamsterrad aus Gedanken und viel Arbeit inklusive dem guten alten Perfektionismus befunden habe. Relevante Bücher, TED-Talks und Podcasts haben mich bisher begleitet. 

Nun war es aber an der Zeit einen Schritt weiterzugehen. Ich wollte unbedingt etwas ändern und das so schnell wie möglich. Und vor allem diesmal wirklich und nicht nur so larifari. 

Da lag es nahe, dass ich mir endlich mal Unterstützung hole. Und das hab ich dann auch einfach mal gemacht, anstatt immer nur darüber nachzudenken und baue mir gerade Stück für Stück ein System auf, mit dem ich gut und stressfrei arbeiten kann – und dennoch meine individuellen und unsere Business-Ziele voranbringen kann. 

Und weil ich diesen gesamten Prozess, der mich seit dem Sommer so sehr beschäftigt, so unglaublich hilfreich finde und er mir unglaublich viel Freiheit (wieder)gibt, möchte ich heute in diesem Artikel einige meiner Erkenntnisse und neu geschaffenen Routinen mit dir teilen. Bei mir waren sie wirkliche Gamechanger und vielleicht hilft dir ja der ein oder andere Gedankenanstoß, wenn du auch manchmal das Gefühl hast vor lauter Arbeit kein Land mehr zu sehen.

Welche Routinen habe ich mir aufgebaut? 

Ziele und vor allem die dahinter liegenden Routinen schaffen Freiheit.

Ein Satz, den wir sicherlich alle schon einmal gehört haben und den ich ehrlich gesagt in der Vergangenheit oft belächelt habe. Denn wenn du es bisher nicht gelernt hast, dann müssen die für dich passenden Routinen eben initial erst einmal erlernt werden. Und dabei ist es wie mit allem – es ist schwer den inneren Schweinehund zu überwinden. 

Und wie das so ist, wenn man etwas lernt: Der Anfang bedeutet erstmal Arbeit, aber man darf ruhig Schritt für Schritt gehen und nicht alles auf einmal wollen (auch wenn das schwerfällt).  Für mich hat sich auf jeden Fall herauskristallisiert: Konsistent an meinen Zielen zu arbeiten, egal welche es im Moment sind, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Wie du dir vorstellen kannst, gilt das nicht nur für ein besseres Zeitmanagement und mehr Produktivität, sondern auch für alle anderen Disziplinen, die du lernst. Willst du also zum Beispiel mit deinem Online Marketing durchstarten, dann braucht es auch hier einen guten Plan und eine zu dir passende Strategie, damit du Schritt für Schritt zu deinem Ziel kommst und online mehr Kund:innen findest.

Aber zurück zum Thema: Welche Routinen schaffen mir denn nun die Freiheit, die ich brauche, um möglichst erfolgreich und trotzdem entspannt unser Business weiter auszubauen?

Meine Routinen für das Projektmanagement

Die waren tatsächlich ein absoluter Game-Changer für mich und meine Arbeit. Was eigentlich total witzig ist, weil wir die alle schon mit unseren langfristigen 1-zu-1-Coaching-Kund:innen genau so umsetzen. Dennoch brauchte ich einen Experten an meiner Seite, der mich noch einmal mit der Nase darauf stößt, dass ich die Projektmanagement-Tools, die ich an unsere Kund:innen weitergebe, ja auch für mich selbst nutzen könnte. Wie war das noch mit dem Wald und den Bäumen? Manchmal ist man halt irgendwie so in seinen Themen drin, dass man mal einen Blick von außen gebrauchen kann.

Tagesplanung

Jeden Abend bevor ich meinen Laptop zuklappe, plane ich meinen nächsten Tag. Mit Sicherheit habe ich vielleicht einige Aufgaben nicht geschafft, die dann entweder priorisiert oder am nächsten Tag gemacht werden müssen. Diese tägliche Justierung hilft mir, immer alles im Blick zu haben und vor allem entspannt in den Feierabend zu gehen.  

Wochenplanung inkl. Review und Reflektion

Am Ende meiner Woche, in der Regel am Freitag, nehme ich mir Zeit für eine kleine Review: Habe ich meine Ziele erreicht? Wenn die Antwort nein ist: Woran lag es und vor allem was kann ich nächste Woche besser machen? Und hier werden manchmal echt interessante Dinge aufgedeckt. Ich schaue in der Review aber auch auf meinen Erfolg – das finde ich total wichtig für meine Motivation und um zu erkennen, was ich geschafft habe, was funktioniert hat und was mich meinen Zielen näher gebracht hat. 

Im nächsten Schritt geht es dann auch schon in die Preview und ich fokussiere mich auf meine wichtigsten Top-Prio-Projekte und meine wichtigsten Ziele – sowohl in meinem Business aber auch privat. Ist das erledigt, plane ich mir das, was ich mir vorgenommen habe in meine ToDo-Liste und in meinen Kalender ein. Und damit bin ich total gut für die kommende Woche gewappnet.  

Monatsplanung und Quartalsplanung

In meiner Quartalsplanung erarbeite ich mir meine übergeordneten Ziele und überlege mir, was ich in den nächsten 90 Tagen, das ist quasi mein persönlicher Sprint, schaffen kann und erreicht haben möchte. Dafür nehme ich mir am Ende eines Quartals immer einen Nachmittag Zeit – die Termine sind schon klar im Kalender eingetragen, damit sie auch nicht versehentlich untergehen, wenn mal wieder viel los ist. Wenn ich dann anfange, die Aufgaben auf Monatsebene herunterzubrechen, merke ich schnell, ob die Ziele und Aufgaben, die ich mir vorgenommen habe, auch realistisch sind oder ich an der einen oder anderen Stelle justieren muss: Das heißt Aufgaben delegieren, ggf. muss ich Abstriche bei der Umsetzung (hier haben wir wieder das Thema Perfektionismus) oder Teilprojekte daraus machen und sie im nächsten Quartal weitermachen. Wenn das alles nicht funktioniert überlege ich auch manchmal aus Zeitgründen das Projekt einfach nochmal auf eine andere Zeit im Jahr zu verschieben. 

Und diese Vorarbeit ist für mich eine super Basis, um mir meinen wöchentlichen Actionplan zu machen: Mithilfe meiner Quartals- und Monatsplanung breche ich die Aufgaben pro Woche herunter und trage sie direkt als Fokuszeit in meinen Kalender ein und übertrage dann auch gleich die Detailaufgaben in meine To-do-Liste. 

Meine Routinen für unsere Sales & und Kund:innenarbeit: 

Wenn du im Moment einen kostenlosen und unverbindlichen Strategietermin mit uns buchst, wirst du den in den allermeisten Fällen mit mir führen, da das eines der Dinge sind, die mir unglaublich viel Freude bereiten. Es ist aber auch eines der Dinge, die mich unglaublich viel Zeit und Energie kosten können, wenn ich hier planlos agiere. Schließlich kannst du dir einen Slot buchen, der bei dir passt. Ich muss an der Stelle flexibel sein und damit leben, dass andere Leute teilweise über meinen Kalender bestimmen. Das kann hin und wieder herausfordernd sein. 

Hier hilft mir insbesondere eine Vor- und Nachbereitungsroutine den Fokus zu behalten und euch jedes Mal eine ganz individuell passende Strategie vorzuschlagen. Das bedeutet zum Beispiel, dass ich mir Zeit nehme, mich schon im Vorfeld mit dem Business und der Person, mit der ich es zu tun habe zu beschäftigen. Denn dann gelingt die Wahl einer geeigneten und passenden Strategie auch in sehr kurzer Zeit, was wichtig für unsere kurzen und knackigen Strategiecalls ist. Außerdem geht die Nachbereitung und Dokumentation viel leichter von der Hand, wenn ich mich vorher gut vorbereitet habe.

Gleiches gilt für unsere Coaching-Calls und Workshops. Die brauchen natürlich sehr viel mehr Vorbereitungszeit. Schließlich haben wir die Mission, die Unternehmen unserer Kund:innen mit Online Marketing noch viel erfolgreicher zu machen – und das nachhaltig und authentisch. Da haben wir immer einiges zu tun. Mir hilft es da ungemein, die Vor- und Nachbereitungszeit im Kalender zu blocken. Das verhindert Nachtschichten, die es früher häufiger mal gab – ganz einfach, weil wir ganz häufig die Vorbereitungszeit unterschätzt haben. Mittlerweile wissen wir durch einfaches Zeiten-Tracking sehr genau, wie lange wir für einen SEO-Audit oder einen SEA-Workshop benötigen und wir kommen nicht mehr so schnell kurz vor knapp in Zeitnot. Das würde ich dir übrigens auch empfehlen so früh wie möglich in deinem Business zu starten. Bei uns hat es ein wenig gedauert, bis der Groschen gefallen ist und wir hätten uns bestimmt viel Stress erspart, wenn wir genau das von Beginn an so gehandhabt hätten.

Apropos Dokumentation. Das ist tatsächlich auch eine Routine von mir, die mir unglaublich wichtig mittlerweile ist, da sie mir schon so oft das Leben leichter gemacht hat. Die Dokumentation darüber, mit wem ich wann schon einmal in Kontakt war. Unglaublich wichtig. Vor allem, wenn du netzwerken so sehr liebst, wie ich. Immer, wenn ich in Kontakt potenziellen Kund:innen, Kooperationspartner:innen oder einfach spannenden Persönlichkeiten komme. Außerdem versuche ich auch immer über Social Media im Nachgang noch einmal Kontakt aufzunehmen, solange die Erinnerung noch frisch ist. Auch das hilft dabei im Kopf der Anderen zu bleiben und kann später wiederum ein guter Anknüpfungspunkt sein.

Routinen für die Contenterstellung

Ach ja, die Inhaltserstellung. Soooo wichtig für dein Online Marketing – ich würde sogar so weit gehen zu sagen ohne geht’s einfach nicht – und so schwierig konsequent zu verfolgen. Deshalb dürfen meine Routinen in dem Bereich natürlich auch nicht fehlen.

Zugegeben, die meisten Inhalte – für Blog, Social Media und meist auch für den Podcast – kommen ursprünglich von Jennifer, da sie unsere Content Queen ist und ich übernehme dann wieder bei der Umsetzung auf Social Media und bei den Podcast-Aufnahmen. Deshalb teilen wir hier einen Mix aus den Routinen von uns beiden. Denn wenn du dein Herzensbusiness gerade noch allein in die Welt hinaus bringst, hast du ja wahrscheinlich auch noch nicht den Luxus, Dinge in der Contenterstellung komplett auszulagern.

Für die Contentplanung hat Jennifer tatsächlich gar keine fixen wöchentlichen oder monatlichen Routinen, weil sie einfach in der richtigen Stimmung sein muss, um Inhalte zu planen. Wenn die dann aber mal da ist, wird gleich am besten mindestens ein Monat im Voraus geplant. Das gibt ihr wieder genug Zeit, um sich zurückzulehnen und auf die kreative Muse zu warten für die nächsten Inhalte, die wir mit dir teilen wollen. 

Zugegeben so richtig routiniert ist das gerade noch nicht und tatsächlich steht es auch ganz hoch auf der Agenda da eine fixe Wochenroutine in Zukunft zu etablieren. Trotzdem wollten wir es hier mal mit dir teilen, um dir zu zeigen, dass auch wir uns immer wieder reflektieren und weiterentwickeln dürfen. Wir merken nämlich gerade total, dass die Contentplanung massiv ins Stocken gerät, wenn zu viele andere Dinge los sind. Sei es unglaublich viele und tolle Kund:innenaufträge in die wir uns doch mal wieder länger vertiefen, als ursprünglich geplant oder eine Corona-Infektion in der Familie, die die Kinderbetreuungssituation herausfordernder macht. Wenn viel los ist, fällt der Content gern mal hinten runter und verursacht Stress für alle Beteiligten. Das darf in Zukunft gern wieder besser werden.

Was den Podcast angeht, versuche ich etwas strukturierter vorzugehen. Zunächst unterteile ich meine Aufgaben hierfür in das Skripten bzw. Überarbeiten der Blogbeiträge für den Podcast und der Aufnahme an sich. Wenn die Inhalte schon im Voraus stehen, dann nutze ich super gern meinen Flow und arbeite vor. Denn ist die Stimme erstmal warm, gehen die Aufnahmen viel leichter von der Hand und am liebsten nehme ich gleich die Podcasts für den ganzen Monat auf. Für diese beiden To-dos brauche ich dann schon einmal 2-3 Tage, die ich mir, wenn möglich, gerne am Stück nehme. Für den Schnitt und den Upload auf der Hosting-Plattform habe ich mir früher dann auch noch einmal separat Zeit genommen. Heute habe ich dafür unglaublich gute Unterstützung von unserer Assistentin Antje, dir mir diese Arbeit abnimmt und die sich gerade bestimmt wünscht, dass ich endlich mal wieder einen Monat in einem Rutsch aufnehme. 😉

Für die Betreuung unserer Social Media Kanäle – also Facebook & Instagram – habe ich eine tägliche Routine etabliert. Jeden Morgen, nach meinem Daily Check-In und nachdem der aktuelle Post live gegangen ist, checke ich unsere Social Media-Kanäle, antworte auf eure Kommentare, poste eine Story oder antworte auf eure PNs.

Das waren erst einmal die wichtigsten Business-Routinen, die ich mit dir teilen wollte

In meinem Kopf habe ich noch weitere Pläne für Routinen, die ich mir aufbaue, wenn es so weit ist. Du merkst schon, ich habe mir ein schönes Konstrukt aufgebaut, das genau zu mir passt. Und wenn etwas mal nicht mehr stimmig ist, bin ich in der Lage zu reagieren und das natürlich immer wieder für mich anzupassen.  

Meine Empfehlung für dich und deine Routinen

Erstelle dir JETZT deinen eigenen Actionplan! Was kannst du besser organisieren, was stresst dich im Moment am meisten? Könnten dir Routinen dabei helfen den Stress zu reduzieren? 

Sicher hast du auch schon einige Tools und Herangehensweise getestet und hast dann irgendwann wieder genervt aufgegeben. Unser Tipp an dich: Komm direkt in die Umsetzung, nachdem du dir diesen Blogbeitrag durchgelesen hast! Nimm dir 1-2 Sachen vor, die du in den nächsten 48 Stunden anfangen und umsetzen möchtest. Damit fängst du an und es wird nicht perfekt sein. Aber der Anfang ist gemacht und du wirst schon damit kleine Erfolgserlebnisse haben, die dich motivieren weiterzumachen. 

Ein Gedanke noch zum Schluss: Es geht mir nicht immer nur darum “höher, schneller und weiter” zu gehen – auch wenn wir große Ziele haben. Stattdessen geht es doch eher darum, wie du entspannt und bewusst deine Ziele erreichst und das in einer guten Balance. Klar darf es auch mal stressig sein, aber neben all den Routinen und der ganzen Produktivität ist es wichtig auch Pausen zu machen, um deine Batterien wieder aufzuladen bzw. dir einfach Raum zu lassen, über Dinge nachzudenken und zu spüren, ob es genau das Leben ist, was du dir vorstellst.

In diesem Sinne: Geh los und mach dein Herzensbusiness entspannter noch erfolgreicher!