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Vor gar nicht allzu langer Zeit haben wir unser Email-Marketing-Tool, mit dem wir unter anderem unsere Newsletter verschicken, gewechselt und ich kann dir sagen: Spaß ist etwas anderes. So ein Email-Tool-Wechsel ist gar nicht mal so einfach, wie es zu Beginn den Anschein hat und es gibt einiges zu beachten.
Wechsel des Email-Marketing-Tools – Spaß sieht anders aus!
Kontakte müssen von einem Tool ins andere migriert werden und nicht immer können Informationen wie Tags oder Anmeldedetails eins zu eins in das neue Tool übergeben werden. Formulare und Email-Vorlagen müssen neu gebaut werden und die vielleicht nervigste Aufgabe: Bestehende Automatisierungen, wie die DOI- und Welcome-Mails oder unsere Freebie-Serien mussten neu angelegt und in dem Zuge auch gleich mal überarbeitet werden. Parallel sollte man in den ersten Wochen immer noch ein Auge in das alte Tool werfen, falls dort noch Abmelder einlaufen. Also Leute, die in einer unserer Emails, die noch mit dem alten Email-Marketing-Tool verschickt wurden, auf den Abmelde- bzw. Unsubscribe-Link geklickt haben. Die gilt es dann nämlich manuell ins neue Tool zu übertragen, damit sie auch wirklich keine weiteren Emails von dir erhalten.
Alles in allem etwas, das man im ohnehin schon fordernden Gründerinnen-Alltag echt nicht braucht. Und dabei hatten wir sogar noch das Glück einen kostenlosen Migration-Service in Anspruch nehmen zu können bei unserem neuen Tool. Das heißt, einige der Aufgaben – wie z.B. das Bauen der Templates – wurden uns von den Email-Managern dort abgenommen. Trotzdem werde zumindest ich für meinen Teil so schnell kein Newsletter-Tool mehr wechseln. So viel steht fest. 😉
Dennoch war der Schritt für uns notwendig geworden. Warum? Weil wir uns einfach am Anfang nicht allzu viele Gedanken darüber gemacht haben, wie die Anforderungen an unser Newsletter-Tool aussehen, wenn unser Email-Marketing und damit auch unsere Email-Liste wächst und unsere Automatisierungsansprüche höher werden.
Drum prüfe, wer sich bindet. Das gilt definitiv auch beim Email-Tool. Wenn du nämlich ein paar Dinge vorher abklärst, kannst du dir so eine nervige Wechsel-Aktion in einigen Jahren sparen.
Wichtige Auswahlkriterien für das richtige Email-Marketing-Tool
Im Folgenden gehe ich auf einige der wichtigsten Aspekte ein, die du bedenken solltest, bevor du dich für deinen künftigen Email-Anbieter entscheidest:
Datenschutz und DSGVO
Natürlich kommst du um das Thema Datenschutz nicht herum, wenn du Email-Marketing für ein Business machen willst. Genauer gesagt, musst du dich an die DSGVO halten und zum Beispiel deine Anmeldeprozesse und den Double-Opt-In-Prozess, aber auch den gesamten Abmeldeprozess rechtssicher gestalten. Die meisten Tools decken das heutzutage glücklicherweise sowieso ab, aber auch hier lohnt es sich noch einmal eine kurze Recherche zu machen, um im Nachhinein keine bösen Überraschungen zu erleben.
Das Pricing-Modell
Das ist tatsächlich etwas über das zumindest wir am Anfang kaum nachgedacht haben und was langfristig gesehen so wichtig ist. Denn meist ist es ja so, dass man eh mit einem kostenlosen Modell startet und dann vielleicht einfach das Tool nutzt, das einem das beste kostenlose Paket bietet und gar nicht allzu lang darüber nachdenkt, ob die Bezahlpakete zur eigenen Vision passen, die man für sein Email-Marketing hat.
Normalerweise gibt es zwei Modelle. Im einen zahlst du für die Anzahl der Kontakte und kannst so viele Emails verschicken, wie du willst und im anderen kannst du so viele Kontakte haben, wie du willst, zahlst aber mehr, je mehr Emails du an diese Kontakte versendest. Und auch wenn es gerade am Anfang deines Email-Marketings vermutlich gar keinen großen Unterschied machen wird, wird der Unterschied über die Jahre immer größer werden, je nachdem, wie deine Email-Marketing-Strategie aussieht. Es lohnt sich also sich hier von Anfang an ein paar Gedanken zu machen, wohin die Reise gehen soll.
Listenbasiertes vs. Tag-basiertes Email-Marketing
Einige Email-Anbieter funktionieren in erster Linie listenbasiert – das bedeutet du legst für jeden Leadmagneten, deinen Newsletter und deine Kundenliste eigenen Email-Listen an und kannst Emails dann an genau diese Liste verschicken. In anderen Newsletter-Tools kannst du neben dem listenbasierten Email-Marketing auch mit Tags arbeiten. So kann ein:e Kund:in in deiner Newsletter-Liste den Tag Kund:in haben und gleichzeitig Tags der Leadmagneten, die er oder sie heruntergeladen hat, sodass du verschiedene Emails anhand von Listen oder von Tags versenden kannst.
Personalisierungsmöglichkeiten
Ok zugegeben, Personalisierung kann glaube ich jedes Email-Marketing-Tool in irgendeiner Form. Also, dass du zum Beispiel den Vornamen der Person, die die Email empfängt in den Text oder Betreff schreiben kannst. Das geht so ziemlich immer. Was aber nicht immer geht, ist die komplette Individualisierung von ganzen Sätzen oder Zeichenfolgen in Abhängigkeit eines gesetzten oder eben nicht gesetzten Kontaktattributs.
Beispiel gefällig? Bei manchen Newsletter-Tools kannst du WENN-Bedingungen hinzufügen im Sinne von: WENN es einen Vornamen gibt, schreibe an diese Stelle “, VORNAME”, wenn es keinen gibt, schreibe gar nichts davon.
Das führt dann dazu, dass aus “Herzlich Willkommen!” ein “Herzlich Willkommen, Jennifer!” wird, wenn Jennifer als Vorname gesetzt wurde. Aber es eben ein “Herzlich Willkommen!” bleibt, wenn der Vorname fehlt oder nicht angegeben wurde. Klingt trivial ist aber tatsächlich in vielen (auch großen) Email-Tools in der Form nicht möglich. Dort stünde in dem Fall, dass kein Name gesetzt wurde dann “Herzlich Willkommen, !” > Ist natürlich super unschön und hinterlässt auch kein sonderlich professionellen Eindruck bei dem/der Leser:in.
Und vergiss nicht: Nobody’s perfect – Auch dein Email-Marketing-Tool nicht
Es gibt sicher noch weitere Dinge, die es im Einzelfall ggf. zu beachten gilt und in unserer #BusinessBooster Academy teilen wir in einer eigenen Lektion noch ein paar mehr Details, auf was du bei der Wahl des richtigen Email-Tools achten kannst. Dort gibt es dann auch eine Checkliste für deinen persönlichen Toolvergleich. Aber wenn du jetzt sofort loslegen und deine ersten Schritte ins Email-Marekting gehen willst, hast du erst einmal die wichtigsten Dinge an der Hand, auf die du schon einmal von Beginn an achten kannst und solltest.
Und vielleicht gelingt es dir ja, aber uns war es zum Beispiel unmöglich ein Tool zu finden, dass all unsere Anforderungen perfekt erfüllt. Deshalb galt es einen Kompromiss zu finden und auch in manchen Punkten Abstriche zu machen, um wiederum von anderen Features zu profitieren, die das Tool dafür besonders gut kann. Also verzage nicht, wenn du das für dich perfekte Tool nicht auf Anhieb findest und du stattdessen entscheiden musst, ob dir Automatisierung oder Personalisierung wichtiger ist oder ob du lieber Tag- oder Listenbasiert arbeiten willst. Alles Entscheidungen, die einmal getroffen werden müssen und die langfristig dazu führen werden, dass du auch später, wenn dein Email-Marketing einen höheren Stellenwert einnimmt und du kompliziertere Anwendungsfälle, z.B. in Sachen Automatisierung und Individualisierung haben wirst, immer noch zufrieden mit deinem Email-Anbieter bist. Und das ist schon einmal super viel wert.
Und hey – wenn du jetzt denkst: Ach Mist. Ich glaube, ich muss mein Email-Tool auch wechseln, dann lass dir sagen, dass auch das machbar ist. Auch wenn es natürlich, wie schon erwähnt, nicht unbedingt die spaßigste Aufgabe ist. Augen zu und durch und dann möglichst schnell hinter sich bringen ist dann mein Tipp für dich. Du schaffst das!
Und für alle anderen: Habt einen guten Start in euer Email-Marketing! Es lohnt sich und ist für alle Dienstleister:innen unter euch wirklich unverzichtbar, wie du auch gern hier noch einmal nachlesen kannst: Warum du als Dienstleister:in auf kostenlose Online-Marketing-Kanäle setzen solltest!