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To-Do-Listen – Produktivitäts-Hack oder Motivationsbremse?

To-Do-Liste und Produktivität

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Wie steht es um dein Verhältnis zu To-Do-Listen? Ich gehe davon aus, dass du eine hast. Denn mir ist tatsächlich im beruflichen Kontext noch nie jemand begegnet, der keine hat.

Liege ich richtig?

Und wenn ich richtig liege, wie fühlst du dich gerade, wenn du an deine To-Do-Liste denkst?

Entspannt und ruhig oder doch eher gestresst und ertappt, dass du gerade diesen Artikel liest, anstatt Dinge davon zu erledigen?

Zweiteres? Ich glaube, dann bist du in allerbester Gesellschaft. Schließlich führt uns ja unsere To-Do-Liste ständig vor Augen, was wir noch nicht erledigt haben. Das ist ja ehrlicherweise auch ihr einziger Daseinszweck. Zu dokumentieren, was wir alles noch nicht geschafft haben. Per se erst einmal nicht besonders motivierend, wenn du mich fragst.

Und wenn du dann auch noch mehr Ideen hast, als du jemals abarbeiten kannst – damit kenne ich mich übrigens auch nur zu gut aus – wird deine To-Do-Liste ganz schnell zu einem unbezwingbaren Monster, das immer größer und größer wird und dir immer latent das Gefühl gibt, nicht gut genug zu sein oder immer und ständig arbeiten zu müssen.

Fun-Fact am Rande zu den Monster-To-Do-Listen: Mein Gehirn tendiert bei allzu langen und überwältigend scheinenden To-Do-Listen übrigens zu Übersprungshandlungen. Anstatt mich an die Arbeit zu machen, habe ich dann eher das Bedürfnis den ganzen Tag Netflix zu gucken und Eis zu essen. Ein Teufelskreis und ein Grund, warum ich mich so intensiv mit diesem Thema auseinandersetze. 😉

Aber es geht auch anders. Du kannst deine To-Do-Liste bzw. dein To-Do-System – denn es muss gar nicht immer eine lange Liste sein; aber dazu später mehr – auch so strukturieren und herunterbrechen, dass es dir ein wirklich hilfreiches Tool ist. Alles, was du dafür brauchst, ist anfänglich ein wenig Energie und Zeit, um dir ein System zu erarbeiten, das für dich funktioniert und dann ein bisschen Durchhaltevermögen dieses System so lange beizubehalten, bis es dir ganz natürlich vorkommt. Man könnte auch sagen, dass du dir eine Routine erarbeitest, die am Anfang etwas Investment deinerseits erfordert, sich langfristig aber auszahlt.

Im Folgenden gibt es ein paar Impulse, die dir hoffentlich dabei helfen, dir genau dieses System aufzubauen und damit einen entscheidenden Produktivitätsvorteil zu erlangen, den du dann wiederum in Netflix und Eis investieren kannst oder was immer sonst auf deiner Guilty-Pleasure-Liste steht.

Moment mal… Brauche ich überhaupt eine To-Do-Liste?

Ich denke: “Auf jeden Fall!”. Gar nicht unbedingt aus einem “Höher-Schneller-Weiter”-Erfolgsdenken heraus – das ist eigentlich nur ein positiver Nebeneffekt – sondern eher um des lieben Seelenfrieden wegens. Denn du hast bestimmt auch schon einmal die Erfahrung gemacht, dass dir manchmal tausend Dinge im Kopf rumschwirren und du erst wirklich zur Ruhe kommst, nachdem du sie dir aufgeschrieben hast. Dann ist dein Geist beruhigt und du kannst die Gedanken für’s Erste wieder loslassen, weil du weißt, dass sie nicht verloren gehen.

Außerdem bin ich wirklich überzeugt davon, dass die To-Do-Liste an sich nicht das ist, was uns stresst. Vielmehr ist es meist die Form, in der sie daher kommt und wie konsequent oder inkonsequent sie gepflegt wird.

Schaffst du es jedoch, genau diese Punkte, also die Form und die Pflege, für dich zu meistern, wirst du sehen, dass deine To-Do-Liste dir einen entscheidenden Vorteil bringt und dir erlaubt in kürzerer Zeit sehr viel mehr voranzubringen.

Finde das richtige Format für deine To-Do-Liste bzw. dein To-Do-System

Wie eine wirklich funktionale To-Do-Liste für dich am Ende aussieht, ist schwer zu sagen. Da sind wir alle so unglaublich individuell in unseren Präferenzen und Arbeitsweisen, dass ich da gar nicht zu strikt ein System vorgeben möchte.

Stattdessen möchte ich dir hier unsere Tipps und Ideen geben und aufzeigen, was unserer Meinung nach ein produktives To-Do-System ausmacht. Welche Tools und welchen Rahmen du dann aber am Ende für dich nutzt, musst du selbst entscheiden.

Tipp #1 für ein funktionales To-Do-System: Beschränke dich auf einige wenige Tools, die gut ineinander greifen!

Und das ist unserer Meinung nach auch wirklich die Basis. Das schlimmste, was deiner Produktivität passieren kann, sind To-Dos, die wild in verschiedenen Tools und auf vielen bunten Post-It’s verteilt sind und die es dir deshalb unmöglich machen, einen kompletten Überblick zu bekommen.

Und das ist übrigens auch tatsächlich die größte Schwäche meines alten To-Do-Systems. Wenn du uns schon länger folgst, weißt du ja sicher, dass mein ganz klassisches Notizbuch und handschriftliche Notizen einfach liebe. Allerdings hat das logischerweise einige Schwachstellen – wie zum Beispiel die fehlende Transparenz und Interaktivität für’s Team – die ich versucht habe, mit digitalen Tools zu umgehen, die ich parallel für bestimmte Dinge aufgesetzt hatte. Am Ende hatte ich To-Dos in meinem Notizbuch, in meiner Notiz-App, in trello und in asana. Da ist das Chaos vorprogrammiert. Und auch wenn ich mich lange gut gehalten habe und irgendwie doch meist den Überblick behielt, ist es ein nicht zu unterschätzender Stressfaktor, der sich vermeiden lässt, wenn man sich gleich auf ein Tool beschränkt und das mit anderen Business-Tools, wie zum Beispiel Slack oder Outlook verbindet.

Tipp: Schau mal in den Artikel “Mehr schaffen, ohne mehr zu arbeiten – Unsere drei wichtigsten Produktivitätstools”, wenn es dich interessiert, welches Tool bei uns zum Einsatz kommen, um unsere To-Dos zu dokumentieren und zu ordnen.

Tipp #2 für ein funktionales To-Do-System: Unterteile deine To-Dos sinnvoll!

Der Name To-Do-System sagt es ja quasi schon. Wir müssen weg von der einen Masterliste, die zwangsläufig einfach im Nullkommanix komplett aus dem Ruder laufen wird, hin zu einem System, das uns nicht überfordert und mit Aufgaben erschlägt, die vielleicht im Moment gar nicht relevant sind.

Für die meisten bewährt es sich, die To-Dos herunterzubrechen, damit man nicht von der schieren Menge an Aufgaben und Erledigungen erschlagen wird. So kannst du dir zum Beispiel ein Backlog anlegen mit allen Aufgaben und aus diesem Backlog ziehst du dir ToDos auf deine Monats-, Wochen- und Tageslisten.

Darüber hinaus schwören manche auf eine thematische Unterteilung der Listen. Größere Projekte oder Business-Bereiche (wie z.B. Angebotslaunches, Online-Marketing etc.) oder auch ganze Lebensbereiche (z.B. Familienmanagement vs. Business) bekommen in dem Fall ihre eigenen Listen. Das kann hilfreich sein – insbesondere, wenn es wirklich komplexe Bereiche sind – es kann dich aber auch durch den erhöhten Pflegeaufwand ausbremsen. Gehe es also mit den Zusatzlisten langsam an und hinterfrage immer wieder, ob die Auslagerung sich wirklich noch lohnt oder ob du dir die Pflege bestimmter Listen und Übersichten nicht vielleicht sparen könntest.

Expertentipp: Wenn du deinen Arbeitstag mithilfe von Fokusblöcken strukturierst, empfehle ich dir übrigens jeweils eine Liste für die verschiedenen Fokusblock-Themen zu erstellen. So sparst du dir den “Leerlauf” der entsteht, wenn du dich an die Arbeit machen willst. Du überlegst also gar nicht lange, was du heute machen könntest, sondern nimmst dir die passende Liste für den anstehenden Fokusblock vor und beginnst direkt mit der Arbeit. Willst du mehr zu Fokusblöcken und Selbstorganisation wissen? Dann melde dich unbedingt für unsere kostenlose 4-Tage-Challenge “Online-Marketing trifft Gründer:innen-Alltag” an!

Tipp #3 für ein funktionales To-Do-System: Erstelle dir einen Umsetzungsplan!

Darüber hinaus finde ich es hilfreich gewisse Routinen zu etablieren, wie du deine dokumentierten Aufgaben angehen willst. Also wie kommst du am besten in die Umsetzung?

Ich für meinen Teil nehme mir meist am Ende des Tages ganz bewusst noch einmal kurz Zeit, um meinen nächsten Tag zu planen und zu überlegen, was ich schaffen will. Das sind meist nur ein bis maximal zwei größere Aufgaben von meinen To-Do-Listen, damit ich mich nicht überwältigt fühle und den Tag auch wirklich in der Regel mit einem Erfolgserlebnis abschließen kann. Ich finde ja nichts schlimmer, als das Gefühl nichts geschafft zu haben. Und das stellt sich schnell mal ein, wenn man sich viel zu viel vornimmt und nur einige wenige Dinge schafft.

Hin und wieder mache ich mir auch ganz bewusst gar keine Pläne für den Tag. Insbesondere dann, wenn ich gerade nicht voller Energie stecke und es mich einfach nur zusätzlich stressen würde, mir konkret Dinge vorzunehmen. An den Tagen nehme ich mir ein bisschen mehr Zeit für mich, spüre in mich hinein und kümmere mich dann um die Dinge, auf die ich gerade Lust habe. Und das witzige ist, dass ich genau an diesen Tagen manchmal produktiver bin als in der gesamten vorherigen Woche. Ganz einfach, weil ich viel mehr Raum für Kreativität und strategische Überlegungen habe und dann einfach direkt in die Umsetzung gehe, weil ich super motiviert bin. Mir hilft das ungemein, hin und wieder aus dem klassischen Alltag auszubrechen.

Andere wiederum brauchen Strukturen, Routinen und gleichbleibende Abläufe. Schau da einfach, was für dich passt und erlaube dir auch mal zwischendurch bewusst auszubrechen, wenn du die Lust darauf verspürst. Vielleicht funktioniert das ja für dich besser als gedacht?

Pflege deiner To-Do-Liste: Finde deine Granularität und etabliere ein strenges Selektionssystem

Wenn dein System und dein Listen-Setup stehen, sollten wir uns nun noch einmal überlegen, was auf deine To-Do-Liste gehört und was lieber nicht.
Also wie granular möchtest du deine To-Dos dokumentieren. Und auch das ist ganz individuell. Es soll ja zum Beispiel auch Leute geben, die erledigte Aufgaben zu ihrer Liste hinzufügen, um sie dann abzuhaken. Kann man machen, kostet dich aber im Zweifelsfall unnötig Zeit. Wenn es dich aber glücklich macht, Dinge abzuhaken, dann go for it. Da muss jede:r ihren/seinen Weg finden.

Ich für meinen Teil finde es eher hinderlich, wenn jede Kleinigkeit, die ich mache, auf einer Liste steht. Da würde ich ganz schnell mehr Arbeit mit der Listenpflege zubringen, als mit der tatsächlichen Arbeit. Ich wäre also unglaublich beschäftigt, ohne tatsächlich etwas zu tun. Nicht sehr smart, wenn du mich fragst. Aus diesem Grund mache ich mir wirklich nur Einträge, die ich für wichtig erachte. Dinge, die ich schon routiniert eh jeden Tag oder jede Woche mache, wie zum Beispiel das Hochladen von Belegen in unser Buchhaltungstool oder das Schreiben von Rechnungen, stehen für gewöhnlich nicht auf meinen To-Do-Listen. Es sei denn, es gibt etwas Spezielles zu beachten und bestimmte Fristen einzuhalten.

Wenn du dir über die Granularität klar bist, hast du schon einiges geschafft und bist auf sehr gutem Weg zu einem produktiven To-Do-System. Da wäre nur noch eine Sache, die ich dir ans Herz legen möchte: Sei möglichst streng bei der Auswahl der Aufgaben, die es auf deine To-Do-Listen schaffen.

Ich habe dir schon einmal in unserem Artikel “Produktivitätshacks – Mehr schaffen, ohne mehr zu arbeiten!” verraten, wie du das am besten anstellst: Ich empfehle dir im Laufe des Tages einfach all die To-Dos, die dir in den Sinn kommen herunterzuschreiben. Du machst dir weder Gedanken über die Sinnhaftigkeit noch über die Relevanz. Schließlich haben wir im hektischen Alltag meist gar nicht die Zeit, jede Aufgabe direkt zu überprüfen. Spare dir also diesen zusätzlichen Schritt und etabliere stattdessen eine Tagesabschlussroutine, in der du genau das tust:

Du schaust dir noch einmal deine gesammelten To-Dos an und prüfst sie auf die folgenden zwei Punkte:

1. Unterstützt die Aufgabe meine aktuellen Ziele?

Wenn die Antwort “nein” ist, ist die Aufgabe mit großer Wahrscheinlichkeit unwichtig und wird direkt gestrichen oder kommt in ein separates Backlog, das du nicht ständig vor Augen hast und über das du dir in nächster Zeit erst einmal keine Gedanken machen musst.

Ist die Antwort “ja”, geht es weiter mit Frage #2:

2. Muss ich die Aufgabe selbst erledigen oder kann ich sie in irgendeiner Weise an Mitarbeiter, Assistenten oder jemand anderen delegieren?

Viele von uns tendieren ja dazu, alles selbst machen zu wollen. Die einen aus Perfektionismus (“die Anderen würden es eh nicht so gut machen, wie ich selbst”) und die anderen aus Sparsamkeit (“Warum soll ich jemanden für so eine einfache/schnell zu erledigende/setze-deinen-Grund-ein Aufgabe bezahlen?”). Aber ich kann dir aus Erfahrung sagen, dass ein konsequentes Delegieren von Aufgaben und das Suchen und Annehmen von Hilfe der absolute Produktivitäts-Gamechanger ist.

Überlege also wirklich gut, ob du die Aufgabe selbst machen musst. Und nur wenn auch das so ist, wird die Aufgabe in dein To-Do-System übernommen.

Sei hier wirklich direkt so konsequent und streng wie möglich. Du bist quasi eine Art Türsteher und lässt wirklich nur relevante Aufgaben auf deine To-Do-Liste durch. Denn je besser du vorsortierst, umso gepflegter und relevanter wird dein To-Do-System – eine Grundvoraussetzung dafür, dass es dich wirklich langfristig motiviert und produktiv macht und dich nicht etwa ausbremst.

So das waren meine Gedanken zu einem möglichst produktiven To-Do-System. Meiner Meinung nach auch eine Grundvoraussetzung dafür, dass du zum Beispiel auch das Online-Marketing für dein Business konsequent und erfolgreich angehen kannst.

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