Mehr schaffen, ohne mehr zu arbeiten – Unsere drei wichtigsten Produktivitätstools

Ach ja, die Tools… Ich weiß ja nicht, welches Verhältnis du zu dem Einsatz von Tools hast, aber bei mir ist es ja so, dass ich digitale Tools liebe, mit denen ich mich und meine Arbeit organisieren und einfacher machen kann.

Und das an sich ist schon recht bemerkenswert, weil ich mich nämlich gerade beim Thema Produktivität eigentlich ganz hervorragend mit meinem total manuellen und wenig glamourösen Notizbuch zufrieden geben könnte. Denn das ist tatsächlich das “Tool”, auf das ich in keinem Fall verzichten könnte. Und würde man mir sagen, ab morgen muss ich mich für ein Produktivitätstool entscheiden und dürfte nie wieder etwas anderes nutzen, wäre es in jedem Fall mein ziemlich mitgenommenes gelbes Notizbuch.

ABER dann wäre der Artikel hier natürlich auch echt langweilig und viel zu schnell zu Ende. 😉 Und außerdem habe ich ja schon erwähnt, dass ich es einfach liebe verschiedene Tools für verschiedene Aufgaben zu nutzen. Hin und wieder braucht es halt auch mehr als ein Notizbuch, um wirklich effizient zu arbeiten. Vor allem – aber nicht nur – wenn man im Team unterwegs ist, wie Katja und ich.

Und auch unsere 1-zu-1-Coachees bekommen von uns zu Beginn der Zusammenarbeit immer eine kleine Einführung ins agile Projektmanagement und ein passendes, digitales Tool an die Hand. Denn auch dort ist es häufig die größte Herausforderung den Überblick über die anfallenden Aufgaben zu behalten, zu priorisieren und Schritt für Schritt (oder Aufgabe für Aufgabe) ihren Weg zu authentischem und erfolgreichem Online Marketing zu gehen.

Übrigens ist das der zweite Teil unserer Tool-Vorstellungsreihe. In einem ersten Teil haben wir dir schon “Unsere drei wichtigsten Business-Tools” vorgestellt, auf die wir in unserem Business-Alltag auf gar keinen Fall jemals wieder verzichten wollen würden.

Nun aber zurück zu unseren drei wichtigsten Produktivitätstools, die uns auch in stressigen Zeiten immer wieder davor bewahren, den Überblick zu verlieren. Neben unserem geliebten Notizbuch, versteht sich. Wir hoffen, dass vielleicht das ein oder andere dabei ist, das auch dir schon ganz bald dein Unternehmer:innen-Dasein einfacher macht.

Übrigens: Auch wenn wir hier Tools teilen, die nicht ausschließlich kostenlos verfügbar sind, ist das hier keine bezahlte Werbung. Wir teilen nur Tools mit dir, die wir auch wirklich nutzen und von denen wir überzeugt sind. Bitte entscheide selbst für dich, ob sie dich und dein Business weiterbringen würden und teste im Vorfeld ausführlich selbst.

Lass uns also loslegen.

Tool #1 – Asana

Asana ist ein klassisches Projektmanagement-Tool, mit dessen Hilfe du Aufgaben sammeln, ordnen und gemeinsam im Team oder allein bearbeiten kannst. Dabei hast du verschiedene Optionen, um deine Aufgaben zu sammeln und zu strukturieren. Von einer klassischen Listenansicht, über eine Board-Ansicht, die man zum Beispiel von Tools wie trello kennt, hin zu Kalenderansichten für die Contentplanung oder Timelines für eine spezifischere Projektplanung.

Das macht Asana in meinen Augen zu einem sehr mächtigen Tool, das auch in unserer 1-zu-1-Kund:innenarbeit immer wieder zum Einsatz kommt. Man kann es einfach super easy an die eigenen Präferenzen anpassen und braucht nicht mehrere Tools, sollte man mal unterschiedliche Projekte managen wollen. Und die Einhörner und anderen Fabelwesen mit Regenbogenschweif, die hin und wieder über den Bildschirm huschen, wenn man Aufgaben erledigt hat, sorgen vielleicht dafür, dass man seine Aufgaben noch motivierter abarbeitet. Außerdem ist es in seinen Grundfunktionen schon so gut ausgestattet, dass für die meisten Gründer:innen (uns eingeschlossen) auch in der kostenlosen Version mehr als ausreichend ist.

Wir haben neben den Projekten unserer 1-zu-1 Online Marketing Coaching Kund:innen auch lange Zeit unsere Contentplanung mit Hilfe von Asana gemacht und managen auch heute noch größere Projekte, wie Onlinekurs-Launches, Angebotsentwicklungen und vieles mehr damit, um sicherzugehen, dass wir an alles denken, jeder auf dem aktuellsten Stand ist und nichts untergeht.

Ich persönlich habe auch mein To-Do-System in Asana abgebildet. Wie genau ich das aufgebaut habe, erkläre ich dir im Artikel “To-Do-Listen – Produktivitäts-Hack oder Motivationsbremse”.

Tool #2 – Evernote

Evernote ist unser #1-Tool, wenn es um digitale Notizen geht. Man kann hier wunderbar alles notieren und dokumentieren, was man so braucht oder eben einfach aus dem Kopf haben will. Außerdem gibt es tolle Möglichkeiten, die eigenen Notizen mit digitalen Zusätzen anzureichern. So kann man ganz easy Dateien oder Emails an Notizen anhängen oder Webseiteninhalte hineinkopieren und findet so im Handumdrehen alles wieder, was für ein bestimmtes Thema oder Meeting wichtig war.

Auch hier ist die persönliche Nutzung vielfältig und sollte auf deine Bedürfnisse abgestimmt sein. Wir nutzen es zum Beispiel aktiv, um Gelerntes gleich so zu notieren, dass wir später auf einen Blick die Inhalte erfassen und für uns weiter verarbeiten können.

Und egal, ob du am Ende des Tages Evernote nutzt oder irgendein anderes Notizprogramm: Unsere Empfehlung ist, dass du bei einem Tool bleibst. Also egal um welchen Lebensbereich es geht, alle Gedanken und Notizen kommen genau da rein. Denn dann brauchst du gar nicht mehr groß überlegen, wo du bestimmte Informationen notiert hast.

Eine weitere hilfreiche Funktion ist es, dass du Links zu deinen Notizen generieren kannst, die du dann wiederum in dein Projektmanagement-Tool (bei uns ist es wie gesagt Asana) zu in die dazugehörigen Aufgaben kopieren kannst. Hin und wieder sparst du dir so initialen Recherche-Aufwand bei bestimmten Aufgaben, falls du dir dazu schon einmal Gedanken und Notizen gemacht hast. Das entlastet dein Gehirn, weil du nie überlegen musst, ob du zu dem Thema schon einmal etwas aufgeschrieben hast.

Wie bei so ziemlich allen Produktivitätstools, kannst du auch in Evernote mit Kategorien und verschiedenen Ordner-Strukturen, sogenannten “Stapeln”, arbeiten, um den Überblick zu behalten. Bei Katja sehen sie aktuell zum Beispiel so aus:

Expertinnen-Tipp: Wenn Katja zum Beispiel bei einem Webinar etwas Neues lernt, macht sie sich zunächst Notizen in Evernote und überlegt im zweiten Schritt direkt, was sie davon umsetzen möchte. Die Aufgabe kommt dann mit dem Link zur Notiz in eine der Asana-To-Do-Listen oder wird direkt erledigt. So kommt sie direkt ins Tun und ist viel produktiver.

Tool #3 – miro

Und dann gibt es da noch miro. Ein Online-Whiteboard, das wir immer super gern nutzen, wenn wir gerade nicht gemeinsam an einem Ort arbeiten, sondern uns einfach nur online über Zoom oder FaceTime zusammen telefonieren und überlegen, was als Nächstes zu tun ist oder einfach nur mal wild brainstormen.

Dort kann man nämlich virtuell Post-Its beschreiben und verteilen, was ungemein dabei helfen kann, ein Brainstorming zu dokumentieren oder ein größeres Projekt zu erfassen.
Braucht sicher nicht jede*r, ist aber trotzdem ein Tool, das ich euch in diesem Rahmen nicht vorenthalten will. Schließlich arbeitet jede*r von uns etwas anders und ich denke gerade alle visuellen Typen unter euch, die auch ihre Arbeitsumgebung liebend gern mit Post-Its verschönern, hat miro das Potenzial zum Lieblingstool zu avancieren. Probier es doch einfach mal aus.

Neben der Post-It-Variante kannst du dir auch eine komplette Themenwelt aufbauen und diese visuell mit verschiedenen Elementen unterstützen. Wenn du z.B. ein Kanban-Board für deine Organisation zur Übersicht brauchst, kannst du es ganz einfach einfügen und erweitern. Zudem kannst du Diagramme und Mindmaps erstellen und alles wie an einer Tafel an die für dich richtige Position verschieben.

Ein besonders schönes Feature, welches wir auch hin und wieder in unseren 1-zu-1 Coachings, in denen wir uns mit der Website-Erstellung oder dem Website-Relaunch beschäftigen, nutzen, ist die Wireframe-Funktion. Damit kannst du Website-Mockups – also Skizzen von Webseiten und Landingpages – erstellen und so visualisieren, welche Elemente auf der Seite vorhanden sein sollen, damit am Ende nichts vergessen wird:

Zugegeben, miro kann echt viel und setzt deiner Kreativität kaum Grenzen. Allerdings wirst du die meisten Funktionen vermutlich nie nutzen und sie bergen die Gefahr, dass du dich in Spielereien und Design-Feinheiten verlierst, die deine Produktivität eher ausbremsen als vorwärts bringen. Konzentriere dich deshalb unbedingt auf einige wenige Funktionen, die du auch wirklich brauchst (bei uns sind es tatsächlich nur die Post-It’s für Brainstorming-Sessions und die Mock-Up-Funktion) und versuche dich von dem Rest nicht allzu sehr ablenken zu lassen.

Das waren sie. Unsere drei wichtigsten Produktivitätstools, die du sowohl allein für dich, aber auch im Team oder mit deinen Kund:innen super gut nutzen kannst. Viel Spaß beim Ausprobieren!

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