Keine Lust zu lesen? Höre diesen Blogbeitrag als Podcast!
Unsere Checkliste für deine Produktivität
Kennst du das? Deine ToDo-Liste wird länger und länger bis zu einem Punkt an dem du sie am liebsten aus deinem Blickfeld verbannst und dich zu einem Netflix-Tag auf die Couch verkriechst?
So ging es mir früher tatsächlich häufiger, muss ich gestehen. Voll motiviert habe ich mir eine Aufgabe nach der anderen vorgenommen und meine ToDo-Liste wuchs immer weiter. Erst gar nicht so auffällig aber dann nach Wochen und Monaten doch unverkennbar: Ich hatte ein ToDo-Listen-Monster kreiert. Schlimmer noch: Ein ToDo-Listen Monster, das sich über zahlreiche ToDo-Listen breit machte. So hatte ich eine Liste in meinem Notizbuch, auf meinem Handy und noch einige in den Projektmanagement-Tools trello und asana. Es war furchtbar.
Und natürlich hatte ich auch nach gar nicht allzu langer Zeit schon das ungute Gefühl, dass ich diese ganzen Aufgaben nie vollständig abarbeiten konnte. Und ich weiß ja nicht, wie es bei dir ist, aber für mich sind unschaffbare Aufgaben ein riesiger Motivationskiller. Sobald ich das Gefühl habe ich könnte einen Monat 24/7 durcharbeiten ohne ans Ende der Liste zu gelangen waren die ToDo-Listen für mich relativ nutzlos und in vielen Fällen habe ich sie mir einfach nie wieder angesehen.
Bis zu dem Tag, an dem ich ein System fand, das dafür sorgt, dass meine ToDo-Liste überschaubar und machbar bleibt. Dieses System ist von der Bullet Journal Methode von Ryder Carroll abgeleitet und hat wirklich alles verändert. Ich bin sehr viel motivierter bei der Sache und das jetzt schon Jahre und meine ToDo-Listen sprengen nicht mehr alle Längenrekorde. Ganz im Gegenteil. Ich nehme mir nun einfach nur noch so viele Aufgaben vor, wie ich auch schaffen kann.
Und da dachte ich, ich stelle euch diese Methode einmal im Rahmen unserer großen Frühjahrsputzaktion in diesem Monat vor. Denn auch was deine Selbstorganisation angeht solltest du hin und wieder mal ordentlich sauber machen, damit du weiterhin motiviert durchstarten kannst.
Übrigens: Der große Online Marketing Frühjahrsputz ist unser Fokusthema in diesem Monat. Dafür haben wir dir bereits Checklisten für das Aufräumen deiner Social Media Profile, das Aktualisieren deiner Website und die SEO Quick-Checks zur Verfügung gestellt. Schau dir diese unbedingt einmal genauer an, wenn du dein Online Marketing wieder mal so richtig auf Hochglanz bringen willst.
Also lass uns loslegen. Hier kommt meine Checkliste für deine Produktivität:
#1 – Check deine Tools & entscheide dich für eine Art der ToDo-Liste!
Geht es dir wie immer am Anfang? Hast du eine Handy-App, eine Excel-Tabelle, ein Notizbuch und dann auch noch trello & Co. im Einsatz? Dann empfehle ich dir zunächst einmal Ordnung ins Chaos zu bringen. Entscheide dich hier und jetzt für ein Tool deiner Wahl und bleib auch dabei.
Ich habe mich zum Beispiel für mein Notizbuch entschieden. Und das nicht nur aus nostalgischen Gründen. Das händische Aufschreiben hilft mir ungemein dabei, nur wichtige Dinge aufzuschreiben, die es wert sind, dass ich dafür einen Stift in die Hand nehme. Denn ob du’s glaubst oder nicht. Eine Sprachnotiz oder eine getippte Nachricht sind so viel schneller erledigt und man tendiert einfach dazu, sich auch unwichtige Dinge zu notieren und sich damit selbst zuzumüllen. Außerdem denkt man beim Schreiben mit Papier und Stift noch einmal ganz anders über die Dinge nach, die man da aufschreibt. Und hin und wieder merke ich schon beim Schreiben, dass die Aufgabe von jemand anderem besser erledigt werden könnte, als von mir. Ganz wichtige Erkenntnis, auf die ich in Punkt #3 noch einmal zu sprechen komme.
#2 – Habe unterschiedliche To-Do-Ebenen!
Ordnung und Übersichtlichkeit ist ein ganz wichtiger Punkt in der Selbstorganisation. Sobald unsere Listen unübersichtlich oder schlicht und einfach zu lang werden, sind sie eher hinderlich als nützlich. Und das gilt es ja in jedem Fall zu vermeiden. Wie genau du diese Ebenen gestaltest liegt ganz bei dir.
Ich nehme es zum Beispiel recht genau und habe sowohl eine Tages-, Wochen- und Monatsebene. Dabei schreibe ich mir im Laufe des Tages einfach alles auf, was sich als ToDo auftut. Das kommt in den meisten Fällen, und je nachdem wie stressig es gerade ist, meist direkt und ungefiltert in meine Tagesliste. Am Ende des Tages überlege ich dann, ob die dort aufgeschriebenen ToDo’s wirklich so wichtig sind (hier kommt nochmal Punkt #3 ins Spiel) und übernehme sie in die passende Wochen- oder Monatsliste – oder in die Liste für morgen, falls es dringender ist.
Verzichtet habe ich hingegen auf eine Jahresebene oder ein Backlog – also eine Liste mit ToDo’s, die weder heute noch in den nächsten Wochen oder Monaten relevant wird, sondern vielleicht irgendwann mal später. Das ist mir viel zu unspezifisch und birgt wieder die Gefahr, dass Listen-Monster entstehen.
Hier siehst du ein Beispiel für meine Monatsliste. Links habe ich wichtige, meist private Termine notiert und rechts meine ToDo’s für den Monat, die ich dann Woche für Woche in die Listen überführe.
#3 – Hinterfrage all deine To-Do’s!
Wie schon erwähnt mach ich das für gewöhnlich einmal täglich. In Zeiten in denen jedoch sehr viel zu tun ist, schaue ich mir die ToDo’s, die ich täglich notiert habe aber auch erst am Ende der Woche einmal gesammelt an und überlege welche der notierten Dinge ich wirklich in meine ToDo-Listen überführen möchte.
Bevor ich das allerdings mache, müssen sie noch meine Prüfung bestehen. Nämlich die Prüfung für all meine ToDo’s dahingehend, ob sie es verdient haben auf meine Liste zu gelangen. Und dafür stelle ich mir in der Regel die folgenden beiden Fragen:
1. Unterstützt die Aufgabe meine aktuellen Ziele?
Wenn nein ist sie wahrscheinlich unwichtig und wird direkt gestrichen oder sie wird in Zukunft eventuell relevant. Allerdings müsste sie sich, zumindest in meinem System, dafür qualifizieren, indem sie sich einem bestimmten künftigen Monat zuordnen lässt, da ich, wie schon erwähnt, kein Backlog pflege.
2. Muss ich die Aufgabe selbst erledigen oder kann ich sie in irgendeiner Weise an Mitarbeiter, Assistenten oder jemand anderen delegieren?
Das hilft sehr die eigenen Aufgaben übersichtlich zu halten und sorgt dafür, dass du deutlich mehr erledigt bekommst. Schließlich muss man nicht alles selbst erledigen. In vielen Fällen macht es total Sinn sich Hilfe zu holen bzw. Aufgaben auch mal abzugeben!
Und wenn du nun das erste Mal startest deine ToDo’s in ein System zu überführen, das für dich funktioniert, stelle dir diese Fragen für jede einzelne Aufgabe, bevor du sie übernimmst. Du wirst sehen, viele Aufgaben erledigen sich dadurch wie von selbst und du hast direkt mehr Ordnung in deinen Listen.
#4 – Starte motiviert durch und bleibe ein Weile dran!
Und jetzt leg los und finde dein persönliches ToDo-Listen-System, mit dem du dich optimal selbst organisieren kannst. Du wirst schnell bemerken, dass nicht nur deine Produktivität, sondern auch deine Motivation dadurch deutlich gesteigert werden kann. Glaube mir. Bei mir war das System der absolute Gamechanger und ich arbeite jetzt schon etwa drei Jahre damit.
Aber auch ich habe hin und wieder Phasen, in denen mir das Journaln zu aufwendig ist und ich einfach zu faul bin mich gut zu organisieren. Dann helfen mir meist ein paar Tage Pause, um langfristig dranbleiben zu können. Und auch das ist mit dem System gar kein Problem. Steig einfach wieder ein, sobald du wieder das Gefühl hast, dass es dir helfen würde.
*** Manche Links in diesem Artikel sind Empfehlungslinks. Klickst du darauf und kaufst etwas, zahlst du nichts extra aber wir bekommen eine kleine Kommission. Wir empfehlen nur Produkte, die wir selbst nutzen und von denen wir überzeugt sind.***